FernelMontainbike A.S.B.L. -  Version du 12 janvier 2026

 

Table des matières

1. Objet de l’association 1

2. Dispositions générales 2

3. Le conseil d’administration 2

4. Les membres et bénévoles 3

5. La cotisation 4

6. Les assurances 4

7. Les activités de l’association 5

8. Règles de fonctionnement et de courtoisie 6

9. RGPD et droit à l’image 8

10. Dispositions finales 9

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1. Objet de l’association

 

Le club « FernelMontainbike A.S.B.L. », en abrégé FMTB, est une association sans but lucratif (numéro d’entreprise 0656.623.583) qui n’est pas assujettie à la TVA en vertu l’article 44 §2 alinéas 3° et 8°   du code belge de la TVA. 

L'activité principale de l’association est la promotion du sport cycliste en général et du VTT en particulier sur la commune de Fernelmont et de sa région par le biais d’activités liées à la pratique du VTT à travers des randonnées hebdomadaires.

A cette fin, FMTB peut notamment :

• Faire découvrir et initier la pratique du VTT aux jeunes et aux adultes,

• Organiser des randonnées à VTT,

• Assurer des formations aux techniques de pilotage VTT,

• Conscientiser ses membres à la pratique respectueuse du VTT dans la nature,

• Développer des parcours permanents,

• Organiser toute manifestation ou activité, même lucrative, lui permettant de mettre en œuvre son but et ses objets. Les activités lucratives resteront toutefois accessoires, non prépondérantes et intégralement affectées à la réalisation de l’objet social de l’association.

Elle peut accomplir tous les actes se rapportant directement ou indirectement à son objet. Elle peut prêter son concours et s’intéresser à toute activité similaire à son objet.

FernelMontainbike est une A.S.B.L. régie par un conseil d'administration (CA). Seul le conseil d'administration est habilité à engager l’association.

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2. Dispositions générales

 

Le Conseil d’administration propose ce règlement d'ordre intérieur (ROI). Celui-ci régit la gestion courante de l’association. Il sera communiqué à chaque membre. Le présent règlement est d'application pour tous les membres participant à une activité ou les bénévoles agissant pour le compte de FMTB. Le présent règlement d'ordre intérieur est la compétence exclusive du CA. Il peut être modifié par ce dernier à tout moment, auquel cas ces modifications seront notifiées à l’ensemble des membres de l’association.

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3. Le conseil d’administration

 

Le rôle du conseil d’administration (CA) est d’assurer le fonctionnement de l’association. 

Les membres du conseil d’administration sont les administrateurs de l’association. Il s’agit exclusivement de personnes physiques.  

Le conseil d’administration se compose d’un minimum de trois administrateurs. En aucun cas, le nombre d’administrateurs ne peut être supérieur au nombre de membres de l’association.

Chaque administrateur est élu par les membres effectifs de l’association lors d’une Assemblée Générale pour un mandat de 3 ans. Les administrateurs peuvent mettre fin à ce mandat en démissionnant. Ils sont dans la mesure du possible domiciliés dans la commune de Fernelmont.

Le conseil d’administration désigne en son sein 

• Un Président

• Un Vice-Président

• Un Secrétaire

• Un Trésorier

Le conseil d’administration peut se faire assister par tous les membres souhaitant s’investir dans la vie de l’association plus activement que la seule participation aux randonnées.

Le Président

• Sa fonction principale est de diriger l’association.

• Il supervise l’ensemble des activités de l’association.

• Il dispose d’un droit de suspension ou d’opposition motivée concernant une activité de l’association, sous réserve d’une validation ultérieure par le Conseil d’administration.

• Il décide de la date des Assemblées Générales.

• Il assure ou fait assurer par un membre du CA les contacts avec l’Administration communale de Fernelmont.

• Il désigne le(s) représentant(s) de l’association aux manifestations organisées par la commune de Fernelmont.

• Il est mandataire sur le compte bancaire de l’association.

• Il peut déléguer une de ses tâches à un membre de l’association, exceptée celle de mandataire sur le compte bancaire de l’association.

Le Secrétaire

• Il assure les contacts avec le courtier en assurance, y compris en cas de sinistre.

• Il informe le Président et le Trésorier du courrier ou autres informations concernant l’association qu’il reçoit.

• A la demande du Président, il adresse les convocations aux réunions et Assemblée générale.

• Il tient à jour le registre des membres et bénévoles. 

• Il est le responsable du traitement des données personnelles dans le cadre du RGPD.

• Il établit les rapports de réunion et, à la demande, envoie ceux-ci aux membres.

• Il s’assure que le présent règlement d’ordre intérieur soit transmis à tous les membres.

• Il est mandataire sur le compte bancaire de l’association.

Le Trésorier

• Il gère toutes les opérations comptables (encaissements, paiements, remboursements sur base de justificatifs, tenue des livres de comptes…) de l’association.

• Il assure la comptabilité des activités de l’association.

• Il rédige le bilan financier au terme de chacune des activités organisées par l’association.

• Il rédige un rapport annuel des comptes de l’association.

• Il assure les obligations légales en termes de comptabilité

• Il est mandataire sur le compte bancaire de l’association.

Le Vice-Président

• Il a pour mission d’assister les membres du CA et de les remplacer en cas d’incapacité.

Le CA peut également nommer des membres ou autre personne extérieure à d’autres fonctions.

 

4. Les membres et bénévoles

 

L’association est composée de membres effectifs, de membres adhérents et de membres invités.

• Sont membres adhérents toutes personnes qui, âgées de plus de 9 ans, participent aux activités de l’association, après avoir satisfait aux obligations d’affiliation imposées par le conseil d’administration, qui sont en ordre de cotisation. Les membres adhérents mineurs doivent avoir rendu une autorisation parentale écrite. 

• Sont membres effectifs tous les membres adhérents qui, à date d’une assemblée générale, est âgés d’au moins 18 ans.  Ils sont invités aux assemblées générales de l’association et y disposent d’un droit de vote.

• Sont membres invités toutes personnes âgées de plus de 9 ans qui souhaitent découvrir l’association et ses activités. Pour ce faire, ces personnes sont invitées par un membre du conseil d’administration à participer à maximum deux activités de l’association avant de devoir satisfaire aux obligations d’affiliation. Durant ces activités, le membre invité est assimilé à un membre adhérent. De plus, les membres invités de moins de 18 ans doivent soit être accompagné d’un adulte responsable, soit être détenteur d’une autorisation parentale écrite.

Les bénévoles sont toutes personnes qui s’impliquent dans l’organisation d’une ou plusieurs activités de l’association mais qui ne sont pas membres effectifs, adhérents ou invités de l’association. 

Les membres et bénévoles sont soumis au présent règlement d’ordre intérieur de l’association, y compris les règles de fonctionnement, de courtoisie, et de respect décrites ci-dessous. Ils marquent aussi leur accord avec la politique d’assurance de l’association. 

Les membres sont libres de se retirer à tout moment de l’association en adressant par écrit (lettre ou email) leur démission à l’association.

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5. La cotisation 

 

Chaque membre effectif et adhérent doit payer une cotisation annuelle, par année civile. Cette cotisation permet à l’association de couvrir ses frais de fonctionnement, y compris ses assurances et la location de locaux. 

Le montant de la cotisation est révisable chaque année par le CA. Le montant de la cotisation est fixé à 50€ pour l’année civile 2026.

La cotisation doit être versée sur le compte de l’ASBL FernelMontainbike (IBAN BE 56 0689 0601 5288)

• Soit dans la semaine qui suit une première inscription à l’association, 

• Soit, en cas de réinscription, avant le 15 décembre de l’année précédant l’année à couvrir.

Le virement sera accompagné d’une communication indiquant l’objet du virement (« cotisation »), l’année et le nom du membre.  

Le secrétaire enverra au membre en ordre de cotisation une attestation en vue du remboursement d’une partie de la cotisation par sa mutuelle.

La cotisation n’est en aucun cas remboursable, sauf décision expresse du CA.

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6. Les assurances

 

Dans le cadre de ses activités, l’ASBL Fernelmontainbike a souscrit à deux assurances :

1. Une assurance “association” : Elle couvre l’association en responsabilité civile (RC) et assistance juridique. Elle couvre également tous les membres et bénévoles de l’association en cas d’accidents corporels survenus lors des activités organisées par l’association, en Belgique et à l’étranger. Le volet “accidents corporels” de l’assurance « association » ne couvre pas les membres lors de leurs sorties en solo ou lors de randos organisées par des tiers – même si elles figurent à l’agenda de l’association. Dans ce cas, c’est l’assurance de l’organisateur tiers qui intervient.

2. Une assurance “événement” : Spécifique à l’Assaut Mosan et à la Boussole Mosane, elle couvre l’association en RC et assistance juridique. Elle couvre l’ensemble des participants et bénévoles en cas d’accidents corporels.

Les détails sur ces assurances sont consultables à la demande.

IMPORTANT : le volet responsabilité civile des assurances souscrites par l’association n’intervient que si la responsabilité directe de l’association vers un tiers est prouvée. Elle ne couvre toutefois pas la responsabilité de ses membres. Il s’ensuit que chaque membre et bénévole de l’association reste personnellement responsable des conséquences de ses actes lorsqu’il/elle participe à une activité de l’association.  L’association attire donc l’attention des membres sur l’intérêt de disposer d’une assurance RC personnelle. L’absence d’assurance RC personnelle ne saurait, en aucun cas, avoir pour effet d’étendre la responsabilité de l’association au-delà des limites légales.

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7. Les activités de l’association

 

L’association propose à ses membres une large gamme d’activités sportives, récréatives et sociales liées à la pratique du VTT, notamment : une école de jeunes, des randonnées locales, des randonnées sur traces GPX, des randonnées extérieures, des ateliers, des repas, et diverses activités ponctuelles.  

Le calendrier des activités est établi et régulièrement mis à jour par le conseil d’administration. Il est consultable sur le site internet de l’association : www.fmtb.be/agenda. Ce calendrier précise pour chaque activité la date, l’heure et le lieu de départ.

7.1 LA KIDS ACADEMY

L’école de VTT de l’association est ouverte aux enfants de 9 à 13 ans. 

De mars à novembre, hors vacances scolaires, elle propose aux enfants des sorties encadrées par des volontaires membres de l’association. 

Un stage de cinq jours est également organisé en juillet.

7.2 LES RANDONNÉES LOCALES ET GPX

Les randonnées locales et des randonnées sur traces GPX sont organisées par l’association et réservées à ses membres (effectifs, adhérents ou invités).

Les participants doivent être en bonne santé et physiquement aptes à la pratique du VTT. Les mineurs d’âge doivent être capables d’accomplir une activité sportive d’une durée d’environ deux heures, sans mettre en péril leur bonne santé.

7.3 LES RANDONNÉES EXTÉRIEURES

Les randonnées extérieures sont des randonnées organisées par des tiers et proposées à l’agenda de l’association à titre informatif.

Dans la mesure du possible, il est souhaité que les membres participants s’organisent afin de rouler ensemble.
Une participation aux frais est généralement demandée par l’organisateur tiers.

7.4 L’ASSAUT MOSAN ET LA BOUSSOLE MOSANE

L’Assaut Mosan et la Boussole Mosane sont des événements organisés par l’association et ouverts tant aux membres qu’aux non-membres, moyennant une participation aux frais.

• L’Assaut Mosan est une randonnée VTT premium organisée le troisième dimanche de septembre au départ de Noville-les-Bois. Plusieurs distances sont proposées, sur parcours balisés ou suivant des traces GPX.

• La Boussole Mosane est une activité de VTT d’orientation organisée au mois d’avril dans la province de Namur.

7.5 LES VOYAGES

L’association propose à ses membres effectifs et adhérents des voyages de 3 à 5 jours en Belgique et à l’étranger afin de découvrir ensemble de nouvelles régions à VTT.

Ces voyages sont facultatifs et sont strictement réservés aux membres de l’association. 

L’association agit exclusivement en qualité de coordinateur logistique et financier pour le compte de ses membres, dans une logique de mutualisation des coûts, et ne procède à aucune vente de biens ou de services. 

La participation financière demandée aux membres correspond uniquement à la quote-part des frais réellement engagés (hébergement, subsistances, activités, etc.), à l’exclusion de toute marge, commission ou bénéfice pour l’association. Le décompte détaillé des frais est tenu par le trésorier et est consultable par les membres participants. 

Tout éventuel excédent résultant d’une estimation prudente des coûts est intégralement affecté aux activités statutaires de l’ASBL et ne peut en aucun cas constituer un bénéfice.

L’association n’exerce aucune activité d’agence de voyage ou d’organisateur de voyages au sens des législations applicables.

Condition de participation aux voyages : 

Le conseil d’administration conditionne la participation d’un membre au voyage au respect des critères suivants :

• Un minimum de six sorties locales ou GPX du club par an ;

• La participation à au moins une randonnée extérieure.

Si des places restent disponibles à la clôture des inscriptions, le conseil d’administration se réserve le droit d’autoriser la participation de membres n’ayant pas atteint ces conditions.

7.6 LES TENUES

Deux fois par an, l’association organise une commande groupée de tenues sportives adaptées à la pratique du VTT et floquées aux couleurs et au logo du club.

L’association agit exclusivement comme coordinateur logistique et financier pour le compte de ses membres, dans une logique de mutualisation des coûts.

La participation financière demandée aux membres correspond strictement au prix d’achat, sans marge, commission ni bénéfice pour l’association.

Tout éventuel excédent résultant d’une estimation prudente des coûts est intégralement affecté aux activités statutaires de l’ASBL et ne peut en aucun cas constituer un bénéfice.

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8. Règles de fonctionnement et de courtoisie

 

8.1 LORS DES ACTIVITES DE L’ASSOCIATION

1. Chaque membre est prié de se comporter avec correction et fair-play. Il en est de même pour tous ses contacts avec les autres membres du club.

2. Avant, pendant ou après une activé, tout membre de l’association doit se comporter « en personne prudente et raisonnable » tant avec le matériel que les bâtiments et infrastructures mis à la disposition de l’association. Un membre du conseil d’administration peut à tout moment nommer un membre du club pour veiller au respect et à la remise en ordre si nécessaire (nettoyage, rangement…) des infrastructures et du matériel prêté dans le cadre de l’activité.

3. Les membres effectifs sont instamment invités à participer à l’Assemblée Générale annuelle ainsi qu’aux autres réunions (par ex. préparation des organisations).

 

8.2 LORS DES RANDONNÉES (KIDS ACADEMY, LOCALES, GPX OU EXTÉRIEURES)

Les randonnées se déroulant partiellement sur route ouverte, et majoritairement dans les bois et ou chemins, tant le code de la route que le code forestier sont d’application. Plus généralement, l’association attend de ses membres un respect strict de la nature. Le non-respect dudit code de la route ou le non-respect de la nature par un membre est de la responsabilité dudit membre, et en aucune façon de l’association. 

Lors d’une randonnée :

• Le port du casque est obligatoire.

• Un membre ne s’engagera dans une sortie en groupe que s’il en a les capacités physiques et si son vélo est en ordre de fonctionnement.

• Chaque membre se munira du matériel nécessaire à des petites réparations, à savoir au minimum une chambre à air et d’une pompe en état.

• Chaque membre sera solidaire de tout autre en difficulté ; un membre en difficulté ne sera pas abandonné à son sort.

• Lorsque requis, les membres s’acquitteront bien entendu toujours du droit d’inscription.

Les randonnées de l’association ne sont en aucune manière des compétitions. S'il est normal qu'une saine émulation sportive existe entre les membres, aucun excès ne sera toléré.

L’esprit de l’association est de rouler à vélo ensemble dans un esprit de camaraderie. Pour ce faire, les règles suivantes sont de rigueur :

• Les membres privilégieront, dans la mesure du possible, les randonnées prévues à l’agenda de l’association.

• Les randonnées ont pour but de rouler tous ensemble, quel que soit son niveau. Leur allure sera telle que tous pourront suivre le groupe. En cas de différence de niveau importante le groupe pourra être scindé en groupes de force. 

• Les membres respecteront scrupuleusement les heures de départ des randonnées, telles que précisées sur l’agenda de l’association (www.fmtb.be/agenda) et reprises régulièrement sur les groupes Facebook et WhatsApp de l’association. 

• Les membres notifieront à l’avance leur participation aux randonnées de l’association. 

• Les membres veilleront, dans la mesure du possible, à porter la tenue sportive de l’association lors des randonnées.

• Lors de déplacements en voiture dans le cadre d’une organisation de l’association, le conducteur est le seul responsable de sa voiture et des personnes qu’il transporte. En aucun cas, le conducteur ne pourra se retourner contre l’association en cas de problème de quelque nature que ce soit.

Mesure de protection

Lors des randonnées, le respect des lois, du présent règlement d’ordre intérieur et des consignes de sécurité est obligatoire. En cas de manquement grave ou de comportement mettant en danger la sécurité du groupe, un administrateur ou le responsable désigné de la randonnée peut prendre une mesure immédiate de protection, limitée à la durée de l’activité.

Cette mesure peut consister :

• Pour un membre majeur, en une exclusion immédiate du groupe ;

• Pour un membre mineur, en une reconduite au point de départ ou à un lieu sécurisé.

Cette mesure ne constitue pas une sanction disciplinaire. Toute mesure disciplinaire éventuelle est décidée ultérieurement par le conseil d’administration.

 

8.3 DOPAGE

Dans le but de préserver la santé et l’intégrité des sportifs, le dopage est interdit en fédération Wallonie-Bruxelles. En conséquence, toute prise de substance illicite tel qu’inventorié sur le site de l’agence mondiale anti-dopage sera sanctionnée par une suspension immédiate de l’association avant exclusion sans qu’aucune indemnité ou remboursement de cotisation ne puisse être demandé par le membre congédié et/ou toute autre personne.

Les membres sont invités à consulter le site Internet de l’ONAD (https://www.dopage.be )  pour tout ce qui concerne la législation antidopage en Belgique francophone. On y retrouve :

• Le décret du 14 juillet 2021 sur la lutte contre le dopage (version consolidée) 

• Les arrêtés d’exécution (dont celui du 16 décembre 2021) 

• La liste annuelle des substances interdites 

• Des documents explicatifs et pédagogiques (brochures, fiches, vidéos).

 

9. RGPD et droit à l’image

 

9.1 PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES

Dans le cadre de la gestion de l’association, le secrétaire tient à jour un registre des membres et bénévoles. Ce registre contient les informations suivantes : 

• Le nom et le prénom, 

• La date de naissance, 

• La date de première inscription à l’association et les années de réinscription,  

• L’adresse postale, 

• L’adresse électronique, 

• Le numéro de téléphone mobile 

• Un numéro de téléphone en cas d’urgence et 

• (Facultativement) un numéro de compte bancaire

• Droit à l’image : consentement à fixer, exposer, communiquer ou reproduire son image sur des photos et vidéos prises lors des activités de l’association

Tout membre et bénévole peut contacter le secrétaire pour consulter et mettre à jour ses données. Les données sont conservées pendant la durée de l’affiliation et au maximum trois années après la fin de celle-ci.

Jusqu’en 2025, une partie de ces données étaient communiquées à la « fédération francophone belge de cyclotourisme » (FFBC) dans le cadre des affiliations des membres de l’association à cette fédération. Depuis 2026, le registre des membres peut être demandé par la compagnie d’assurance AXA par l’intermédiaire du courtier en assurance CATIUS.  En dehors de ces deux usages, l’association ne communiquera jamais de données personnelles à d’autres tiers sans le consentement explicite du membre.

9.2 DROIT A L’IMAGE

En Belgique, le droit à l’image découle de la législation sur la protection de la vie privée et l’article XI.174 du Code de droit économique.  Selon cette législation, l’autorisation d’une personne doit être demandée pour fixer, exposer, communiquer ou reproduire son image. L’autorisation de fixer, exposer, communiquer ou reproduire l’image d’une personne peut être donnée aussi bien par écrit qu’oralement. Une autorisation tacite peut aussi suffire si l’on peut déduire sans aucun doute des circonstances que la personne représentée a donné son accord pour prendre l'image (par exemple, “poser devant le photographe”), exposer l'image (par exemple, la personne reproduite à elle-même donné l’image pour l’exposition) ou reproduire l’image. En ce qui concerne les mineurs, l’autorisation des parents ou du tuteur légal est nécessaire et, à partir du moment où la personne représentée a atteint l’âge de la raison, la personne mineure doit donner ce consentement avec ses parents ou son tuteur légal.

En accord avec ces principes du droit à l’image, l’association porte une attention particulière à obtenir le consentement explicite ou tacite de chaque personne identifiable sur les images et vidéos publiées sur les sites web gérés par l’association ( www.fmtb.be, www.lassautmosan.be), sur le profil Facebook géré par l’association (https://www.facebook.com/assautmosan/) ainsi que les textes, brochures et autres articles écrits par les membres du comité d’administration de l’association.

Dans le but unique d’informer ses membres au sujet de ses activités, l’association administre et modère un groupe privé Facebook (https://www.facebook.com/groups/FernelMontainbike/) et un groupe privé WhatsApp (“FMTB officiel”). Les membres de l’association ont la possibilité de partager sur ces groupes des photos et vidéos prises lors des activités de l’association. Ce faisant, les membres publiant sur ces groups s’engagent à respecter les droits à l’image des personnes identifiables ainsi que les valeurs de l’association.

Afin de faciliter la mise en œuvre du droit à l’image à l’échelle de l’association, l’association demande à chaque membre de déclarer son accord de principe ou son désaccord formel sur la reproduction de son image dans des photos et vidéos prises lors des activités de l’association.  Le cas échéant, les personnes souhaitant protéger leur droit à l’image s’engage à ne pas poser sur des photos ou vidéos de groupe prises lors des activités de l’association.

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10. Dispositions finales

 

Le conseil d’administration de l’association a le pouvoir d’avertir puis de suspendre un membre ne respectant pas le présent règlement d’ordre intérieur. En accord avec les statuts, le conseil d’administration peut demander à l’Assemblée Générale de se prononcer sur l’exclusion d’un membre.  

Tous les cas non prévus par le présent règlement seront tranchés par les Administrateurs de l’association.

 

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https://economie.fgov.be/fr/themes/propriete-intellectuelle/droits-de-propriete/droits-dauteur-et-droits/droits-dauteur/droit-limage  (dernière visite le 11 novembre 2025)